Cara Membuat Aplikasi Kearsipan

Gambaran Aplikasi Persuratan/Kearsipan Balai Taman Nasional Tanjung Puting :

Di era sekarang ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi.  Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting  untuk mendukung proses kerja  administrasi  dan pelaksanaan fungsi-fungsi  manajemen dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat.

Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record).[1] Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai  yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka  harus ada menajeman atau pengelolaan arsip  yang baik sejak penciptaan  sampai dengan penyusutan.

Maka dari itu, sebagai sarana mewujudkan pengelolaan persuratan dan kearsipan yang baik, kami Balai Taman Nasional Tanjung Puting mencoba merancang sendiri Program Aplikasi Persuratan/Kearsipan yang telah beberapa tahun ini telah kami terapkan, desain program telah disesuaikan dengan peraturan menyangkut masalah kearsipan kementerian Kehutanan yang tertuang dalam Permenhut Nomor : P.51/Menhut-II/2011 tentang Pedoman Tata Kearsipan Kementerian Kehutanan, dari sistem yang diterapkan tersebut terdapat perbedaan manfaat yang dirasakan, yang sebelumnya menggunakan sistem manual sampai dengan sekarang menggunakan program aplikasi yang dinilai lebih praktis dan efisien mulai dari Penghematan waktu, tenaga dan pikiran sangat - sangat dirasakan.

Menurut informasi yang kita dengar bahwa dihampir seluruh UPT Taman Nasional Ditjen PHKA Kementerian kehutanan belum memiliki Program Aplikasi Persuratan/Kearsipan dalam pengelolaan persuratan dan kearsipannya dalam arti kata masih menggunakan sistem manual, upaya telah kami lakukan mulai dari permintaan program Aplikasi kearsipan dari Pusat untuk dapat diterapkan di UPT akan tetapi belum mendapat perhatian, sampai akhirnya kami mencoba mendesain sendiri Program Aplikasi Persuratan/Kearsipan tersebut yang telah 2 tahun terakhir kami terapkan, program aplikasi terus kami update sesuai dengan kebutuhan kearipan Balai Taman Nasional Tanjung Puting.

Berikut Gambaran Program Aplikasi Persuratan/Kearsipan Balai Taman Nasional Tanjung Puting yang akan saya tuangkan dalam postingan berikutnya.... !!!"